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西安活动策划要遵循的“3W”原则,你听过吗?
编辑:陕西艺博影视文化传媒有限公司   发布时间:2018-05-04

        现在西安活动策划人员为了公关活动能出更好的效果,会想方设法使出浑身解数去达到。因为一场公关活动策划的可能就是帮助企业打开市场的“利器”,从而占领商战的先机。
  那究竟应该怎样策划公关活动呢?大大小小的公关活动就没有规律可循吗?当然是有的,通过对以往公关活动策划的研究总结,发现公关活动策划也是需要遵循所谓的“3W”原则。
  西安活动策划的“3W”原则,你听过吗?“3W”指的就是Where、Who、When
  1、西安活动策划Where 选址
  选址要考虑几点:容量,设施,档次,花费,交通,配套(如餐饮住宿),备案。并且需要打出预定时间的提前量,越是参会人数多的活动,越是热门地点,越是会与热门时间或事件撞车,就越需要提前预定,为了稳妥起见,可以同时考察多个地点方案。
  再就是天气问题,有创意,有意义的地址,常常在户外,大家还记不记得“小时代”里原本选址的地方突然下起了鹅毛大雪,多亏顾里提前准备了室内备选吧。不过看到那段的时候,我居然有些奇思妙想,在鹅毛大雪的江边,设下玻璃幕墙,里面升起温暖火炉,整个活动如同在冰雪世界中缓缓浮动的优雅天鹅。岂不是也很好。
  当然,如果是时尚发布会类的公关活动,大抵会不惜一切代价为美轮美奂的环境买单,因为“不顾一切的极致的美”是艺术与奢侈的传播要点;而虽然现在许多互联网公司也都财大气粗,但一般不会如此精致,花同样的钱,他们宁可租更大的地方,从全国各地呼朋唤友召集粉丝来一场屌丝的狂欢。
  再简单提一下关于设施,交通,和配套。
  因为许多公关活动策划在外地举行,所以交通便利性必须要考虑周全。同时主办方一定要准备好接送车辆(比如重要嘉宾需要单独配车和司机),而大波媒体客人可以有大巴车在机场车站等接送。即使是市内活动,也尽量不要找过于生僻,交通特别拥堵的地方,像帝都魔都这样的地方,由于幅员过于辽阔,选择太偏远的地方将给参会者带来极大不便。
  设施,根据活动需要,要检测最基本的电源,无线网,投影,麦克风及音响设备,桌椅是否齐备,是否够用,如果不够需要提前准备和运输。而许多的活动对舞美音效等方面要求非常高,通常需要自己进行复杂搭建,少则半天,多则数日,这就一定要跟场地提供方协商好进程事宜,通常需要多支付不少场租费用。
  配套的餐饮,住宿也很重要,最好能和会场安排在一起,这也是活动喜欢选择酒店的重要原因。如果餐饮离会场较远,则需要安排好路线和带队人员。比如有次我们在北京会议中心举办大型活动,人数过千,需要开多个餐厅,分散在各处,我们便在参会票证上就按颜色对应好餐厅,每个人收到不同的路线指引。
  有了微信以后,可以大大提高效率,如提前做好微信账号,请与会人员关注微信,而后各种信息可以微信传送。当然,千万不要完全依赖新方法,打印好会议日程,即使短信通知,实在不行电话联系,都是不能偷懒的。做活动,真心就讲一个“细”字。

  

        有人,有钱,接下来还有一个很重要的,那边是时间表。千万别以为Time line is just timeline,时间表可是将整个项目串起的一张总表,需要天蝎座这种极冷静,理智,抓得住重点,不怕得罪人的同志来控制整体的节奏。如果你Missed the deadline,你会发现背后有个冷飕飕的蝎子“you are dead!” 这个时间表,不是最后我们说的“minute by minute ”Rundown,那么细碎的事情,可以交给处女座来完成,天蝎作为PM(项目经理)负责总体的规划。
  通常一个大型盛典,从3个月前就会开始筹划,因为需要预留一些重要人物的时间,需要给场地预定,物料制作,排练等留够时间。通常,我们会把“Launch Day”发布日先确定下来,然后倒推时间表,并根据时间表上的工作任务,安排每一个具体的负责人,并定期开会互相通报进展。
  2、西安活动策划Who 人员分为几大部分:
  受邀人员:主办方领导,特邀嘉宾,明星嘉宾,媒体自媒体及其他意见领袖(博主,微博大V等),粉丝;
  工作人员:公司内部工作人员,外部公关公司,活动策划公司,演员(不是指明星,是活动中表演者),主持人(很重要),礼仪,外请化妆师,摄像摄影师。
  先说受邀人员,要提前拟定,与场地预定一样,越重要,越热门的领导,嘉宾,明星越要提前预约。明星的费用较高(动辄几十上百万一场),但是许多电视,时尚媒体都是冲着明星来的,他们主要带来传播效应,所以活动,特别是奢侈品的活动,一定会请有档次的明星来“站台”,当然,明星也有风险,因为是名人,所以一定要注意近期形象是否健康,有无负面,当然,有些大胆的品牌专门会请话题明星,引发关注,反正这事把双刃剑,就看如何把控了。
  而对于互联网发布会的活动,通常主角很简单,就是产品和老板,不需要请明星来站台,反而嘉宾是非常重要的,比如合作厂商,重要的业内人物,有影响力的媒体等等,这时候,设计好嘉宾间的互动非常重要,又或者说,只要请对了人,未必需要给他们设计话题,只要高层之间提前有良好的沟通和意见碰撞,就会在现场产生火花。对于这些比较尊贵的客人,一定要有专人招待和引导,要安排特别房间进行休息和化妆。
  对于媒体,通常提前1到2周通知便可(除非请level非常高特别忙的主编等),但一定要多次确认(电话,邀请函,出发前确认,短信等)。不同的活动,自然邀请的媒体和意见领袖不同,不过现在时尚大趴也越来越重视网上意见领袖(KOL, Key opinion leader)的意见,网络红人们看秀现象越来越多。像小米这样的发布会,则简直就是粉丝们的狂欢。
  再说工作人员。 通常公司内部,公关公司和活动公司三个部分为核心人员,要形成工作组,发布会前就要经常开碰头会,保证无缝对接。会场上工作人员通常统一着装(根据发布会调性)一般比较低调但不随便,需要佩戴工作牌,很多时候工作牌根据工作性质做好区分,工作人员最重要的原则就是“一人盯一事,事事有唯一负责人”,不管在公司里是什么职位,在发布会中可能你就负责明星引导,从头跟到尾,就负责盯椅子,什么时候需要给台上嘉宾分秒不差的递上去(一场完美的发布会就是这样一个个细节串起来的)。
  主持人,是非常重要的。在小米发布会活动中,雷布斯则自始至终自己客串了下来。其实这未尝不可,因为主持人根本的任务就是串活整个活动,还有谁比雷布斯自己更了解小米呢?时装发布会中,有时也可以让设计师自己客串主持人,而很多奢侈品,消费品发布会,通常还是会请专业主持人,有时还需双语主持。当然,请个表达和控场能力很好的名人或意见领袖做主持,也是不错的选择。
  有时我们会忽视摄影摄像,化妆,造型师这些工作人员,其实他们非常重要。一般中型发布会要有摄影摄像各两名,要找熟悉相关题材的人员,一场发布会要让没来的人看到,可就全靠这几个哥们了。他们需要提前几个小时来会场,由公关公司带着告知重要时点,人物和场景,以及注意事项。拍完之后,需立刻将照片导出给公关公司选片,所以,需带好相关存储设备。化妆造型根据嘉宾和明星,演员及礼仪人数配备。重要嘉宾和明星最好有相熟的专门化妆造型师,千万别小瞧这些面子工程哦,100万的明星都请来了,别吝啬1,2万的“面子费”,别惊讶,还真是就这个价。
  3、西安活动策划When 时间表 ( Timeline & Rundown )
  对于西安活动策划来说,时间表,就是生命线。因为时间表不仅仅是记录时间,更是把整个项目串起来,理清项目内容,以及分工负责的项目明细表。业内人士常常有timeline强迫症。只要做一个项目就要先根据活动时间倒推回去,为每一部分工作留出时间,分配好负责人,列出现在的状态以及下一步需要解决的问题。
  通常,会有两种时间表,第一种是从项目开始准备时就列的大时间表,根据具体情况,提前2个月左右,可以分几大块,如媒体公关,活动搭建,明星嘉宾等,分给不同的负责人,然后根据各方进度随时综合协调。这里有一个木桶原理,就是如果其中一部分有不能逾越的困难,如,场地协调不了,老板不能来等,整个项目都会受到影响。另外一个时间表就是我们常说的Rundown,是活动马上就要开始前,现场的执行表,要基于活动环节制定,我们常说要细化到“Minute by minute” 其实真的一点都不夸张,比如在Kick-off moment 可能舞台上的讲话人手一挥,所有的布景,音乐,演员都要一齐上,简直是精确到秒才对。
  有了时间表,整个团队的工作才能启动,责任也清晰了。每个人也都清楚了跨部门的问题要找谁。每个时间表都有“Deadline”死线,当然时间表的总控一定要留有余地,心里清楚dead deadline 在哪儿,因为“所有可能出问题的地方都会出问题”